Refleksioon, kui tõhus meeskonna tulemuslikkuse ja vaimse tasakaalu hoidmise tööriist

Oled sa märganud endas ja oma meeskonnas, et:

• distantsil töötamisega on meeskonnas üha rohkem möödarääkimisi, segadust üksteise ootuste mõistmisel ja eesmärgipärases tegutsemises?
• sinu meeskonnal on raske tulla toime määramatusega ning suurenenud isikliku vastutusega, mis on kodukontoris töötamisega kaasnenud?
• stressitaseme tõusu ja tunnete kõikumist?
• kerkimas üha rohkem küsimusi, kuidas leida häid viise oma meeskonna motiveerimiseks, kaasatuse suurendamiseks ja tööprotsesside tõhustamiseks?

Kaugtöö vormis ehk virtuaalses suhtlemises on üksteise ootuste ja eesmärkide mõistmine oluliselt raskem, sest meie „füüsiline“ kontakt on limiteeritud, erinevatele suhtluskanalitele ning keele kasutusele võib kirja teel öeldut mõista väga erineval moel ja „ridade vahelt“ välja lugeda just seda, mida igaüks oma väärtushinnangute baasil tahab lugeda. Inimesed tajuvad reaalsust ja kuidas asjad peaksid olema ehk väärtuseid erinevalt. Eriti mõjutab seda taju muutunud töökeskkond.

Steven Covey kirjutab oma raamatus „Väga efektiivse inimese 7 harjumust“ tajust ja väärtustest, et „Viis, kuidas me asju näeme, on allikaks meie mõtlemis- ja käitumisviisile.“

Hästi ilmestab seda olukorda järgnev pilt- Kes või mis on pildil?

Kas sa nägid parti, jänest või hoopis roomavat tigu peegelpildis?

Inimeste tundlikkus ja võime tajuda asju erinevalt tuleb nüüd eriti teravalt esile, sest meil on ära lõigatud vahetu suhtlemine ja võimalusel tunnetada üksteist läbi kehakeele, mis mõjutab meie suhtlemist ning üksteise mõistmist 57%!
Siit saavadki alguse pettumus töötajates või juhtides ning ootuste, tegevuste või väärtuste konfliktid. Tihtilugu me oletame ja eeldame, et see mida me näeme ongi tegelikkus või kuidas asjad peaksid olema.

Näide elust enesest- juht küsib oma töötajalt telefoni teel „Kuidas läheb ja kas saan sind kuidagi aidata?“ ning kolme erineva mõtteviisiga töötajat mõtlevad selliselt:

1) Ta on hea juht, sest hoolib ja muretseb minu pärast!
2) Miks ta mind kontrollib? Ta ei usalda mind!
3) Kohe läheb koondamiseks ja kui julgen tunnistada, et ma ei saa hakkama, olen esimene, kes jääb tööst ilma!

Distantsilt suhtlemine loob hea kasvuala eeldustele ja eelarvamustele, mis omakorda toidavad ebakindlust. Seepärast on hea keskenduda sellele, kuidas suurendada meeskonna võimekust ning tulemuslikkust.

Meie coachide ja superviisorite töös on üks olulisemaid töövahendeid REFLEKSIOON ehk tagasi peegeldamine, mille abil toetame inimese teadlikkuse suurendamist iseendast, aitame avastada uusi mõtteid, analüüsida olukorda ning suurendada seeläbi inimese töist võimekust.

Reflektiivse mõtlemine ja analüüsimine võimaldab tagasi vaadata olukorrale, tekkinud konfliktile või tekkinud lahendusele; toetab analüüsi laiahaardelisemat vaadet ning aitab leida tähendust oma käitumisele, olukorrale, sündmusele või oma tunnetele. (John Dewey “How we think: A restatement of the Relation of Reflective Thinking to the Educative Process.”)

Olen korduvalt oma töös juhtide ja meeskondadega märganud, kui võimas, jõustav ning  toetav tööriist on refleksioon, mis ei ole lihtsalt avatud küsimuste küsimine, vaid teadlikumalt suunatud küsimused, kus keskendutakse töötaja või meeskonna teadlikkuse suurendamise läbi enese ja olukorra analüüsimise.

Ma ei saa mainimata jätta eriolukorraga kaasnenud olulist nüanssi- lisaks pingelisele töisele olukorrale ja ebamäärasusele on paljudel kodukontoris töötades lisandunud selliseid vahvaid lisarolle:

• Eesti IMELISEIM õpetaja, kes mängleva kergusega teab kõiki aineid
• Kuldsete kätega töö- ja remondimees, kes on nüüd 24/7 saadaval
• Vihatud Kontrollija ja Kamandaja- „Miks sa kogu aeg uurid, kas mul on kodutööd tehtud?”
• Kokk ja kondiiter, sest kuulete pidevalt külmkapi ukse kõlksatusi ning lauseid „Tahaks midagi head“
• Meelelahutaja ja ürituste korraldaja, kelle kohustus on kõigile meelepärast tegevust leiutada

Kas kõlas mõni hetk tuttavana?

Seega pole ime, kui keset meeskonna virtuaalset koosolekut keegi „üle keeb“ või kellelgi jääb juhi oluline sõnum tähelepanuta, sest taustaks mängib tulevane klaverivirtuoos oma õpetajale uut pala, armas kaasa valmistab pottide-pannide meeldiva helina saatel lõunasööki ning naabrimees on suurest igavusest just samal hetkel otsustanud puid saagima hakata!

Kui nüüd töisele lainele tagasi minna ja te märkate või tunnete, et teie meeskonnas või mõne konkreetse töötajaga on pinged, ebakõlad ning konfliktid kasvanud, siis tasub võtta aega oma meeskonna liikmetega suhtlemiseks ning mõistmise suurendamiseks kasutada REFLEKSIOONi, mis on hea abiline eneseregulatsiooniks, tiimi juhtimiseks kui ka emotsioonide haldamiseks koduses keskkonnas.

Kuidas siis kasutada reflektsiooni oma töötajatega?

Hea on alustada sellega iseenda peegeldamisest ja seejärel kasutada seda oma meeskonnas. Soovitan kasutada Gibbsi reflektsiooni mudelit, kus kindlate fookustega 6 küsimuste sammu.

1. Tegevuse, situatsiooni või objekti kirjeldus

Selles etapis tasub küsida endalt või tiimi liikmetelt järgnevaid küsimusi:

• Mis toimus?
• Kirjelda olukorda?
• Kus see toimus?
• Kes seal veel olid või mis seal juhtus?
• Milline oli tegevuse sisu?
• Mis oli sinu roll, vastutus või osa selles?
• Milline oli tulemus?

Siin on oluline toetada lahtimõtestamist erinevate vaatenurkade sissetoomisega ning kindlasti ei ole siin ruumi hinnanguteks, kriitikaks ega ka järelduste tegemiseks.

2. Tunnete kirjeldamine

Selles etapis meenutatakse, analüüsitakse ning mõeldakse selle üle, millised tunded selle kogemuse, olukorra või juhtumi juures olid ja ka pärast. Ikka veel ei analüüsi, vaid mõistlik on küsida küsimusi-

• Mida sa tundsid sel hetkel? Mis tunne tekkis?
• Kuidas mõjutas tulemus su tundeid? Millised on tunded nüüd?

Hea oleks kätte saada olulised emotsioonid: hirm, kurbus, rõõm, üllatus, viha, üllatus jne.

3. Hinnangu andmine

Siinkohal on hea teha otsuseid selle kogemuse, situatsiooni või lahenduse kohta. Hinnatakse näiteks:

• Mida oli head või halba selles situatsioonis või kogemuses?
• Mis läks hästi?
• Mida oleks saanud paremini teha?
• Mida tulevikus tasub kindlasti muuta?

Võimaluse korral proovige panna hinnang, selleks võib kasutada näiteks skaalat 1-10. Kuidas oled selle lahenduse tulemusega rahul? See annab võimaluse samm sammult arendada ning paremuse suunas liikuda.

4. Analüüsimise etapp

Analüüsimise käigus vaadeldakse olukorda mitmest aspektist lähtuvalt. Tuuakse välja ideid saadud kogemusest, olukorrast või juhtumist. Analüüsitakse enda tugevusi, nõrkusi ja võimalusi.

• Mis ja miks läks hästi?
• Mida tegime meie ja teised hästi ja miks?
• Kuidas tegutsesime selles olukorras ja kuidas teised kaasa aitasid?
• Mis toetas meie ja teiste tegevusi?
• Millised olid meie takistused?

Kõige tähtsam on, et töötaja ise analüüsib ning leiab tema jaoks olulised nüansid, mitte juht ei paku enda poolt lahendusi ja mõtteid. Sellega suurendada isiklikku vastutust, kaasatust ning suurendada töötaja enesekindlust ning analüüsivõimet.

5. Järelduste tegemise etapp

Olukorra, kogemuse ja situatsiooni analüüsimisest tehakse üldiseid ja isiklikke järeldusi. Siin on hea anda endale ja teistele ülevaade käitumisest ning selle panusest tegevuse tulemustele ning kuidas oleks saanud eha teisiti. Arutatakse alternatiivseid tegevusi ja lähenemisviise just antud situatsioonis, mitte veel tuleviku vaates. Isegi kui kõik läks hästi suurendate sellega uute võimaluste tekkimist.

• Kuidas antud käitumine mõjutas meie tegevuse tulemuslikkust?
• Meie tegevus toimis hästi, aga mida tulevikus saame veel teha teisiti?
• Mida sellest olukorrast järeldame?
• Millise tarkuse sellest kaasa võtame?

6. Tegevusplaani koostamine

Kogu seda protsessi kinnistab tegevuste koostamine ja läbimõtlemine. Arutletakse võimalike situatsioonide korduste üle ja mõeldakse, mida siis teha.

• Mida saame teha tulevikus sarnastes situatsioonides?
• Kuidas rakendada häid ideid ja tulemusi?
• Kuidas neid positiivseid teadmisi saame veel tõhusamat kasutada?
• Kuidas kogemusi edaspidi rakendada ja kasutada?

(Allikas: Gibbs, Learning by Doing: A guide to teaching and learning methods) 

Mida selgemalt üksteist nö kaardistada, iseennast või meeskonda analüüsida ning peegeldada, seda lihtsam on meeskonnal ühiseid eesmärke saavutada kaotamata head kontakti.

Isolatsioon mõjutab oluliselt vaimse tervist ja heaolu ning selline peegeldamine võimalus maandada pingeid, hoida kontakti oma tiimiliikmetega ning suurendada motivatsiooni raskustega hakkama saamiseks.

Juhtidelgi tuleb kohaneda uue keskkonnaga ja suhtlemisprotsessidega ning veelgi olulisem on mõista, et töötajal kodukontoritega kaasnenud suurenenud isiklik vastutus, töö määramatusega ning tunduvalt väiksem sotsiaalne sidusus on suurendanud tegelikkuses inimeste hirme, tundlikkust ja ka suhtlemisvajadust. Oluline on suurendada teadlikult personaalsemat suhtlemist ning oluline on märgata tiimiliikmete erinevaid vajadusi, käitumist ja tundeid, sest need mõjutavad oluliselt iga indiviidi tõhusust ja tulemuslikkust.

Kui olukord hakkab üle pea kasvama, isilikud tunded, hoiakud ja emotsioonid hakkavad meeskonntööd ja juhtimist segama, siis on hea kaasata neutraalse osapoolena muudatuste elluviimiseks coach või superviisor.

Mina coachi ja superviisorina saan sel hetkel tuua sisse kõrvaltvaataja pilguga uusi vaatenurkasid, tähelepanekuid ning toetada näiteks juhti ja meeskonda:

• väärtuste, hoiakute ja vajaduste selgitamisel ja kaardistamisel
• eesmärkidest ja ootustest ühese mõistmise loomisel
• koostöö ja kokkulepete uuendamisel ning parandamisel
• konfliktide lahendamisel
• töö ja tegevusprotsesside tõhustamisel
• vajalik muudatuste tõhusal elluviimisel ning eesmärkide saavutamisel

Kui kasvõi mõni nendest punktidest on sulle tähtis ja vajab arendamist, siis võta minuga ühendust.