5 tõhusat sammu olukordade, väljakutsete ja eesmärkide kaardistamiseks

Kas oled ehk seadnud endale ja oma meeskonnale eesmärke, kuid miskipärast ikka nendeni ei jõua?
Kui palju on sul tööalaseid väljakutseid mida lükkad edasi, sest lahenduste leidmine tundub tülikas või keeruline?
Või oled sa avastanud, et tegeled igapäevaste „tulekahjudega“ ning „oma asju“ lükkad pidevalt edasi?

Jagan sinuga ühte head analüüsimise, kaardistamise ja tegevuste planeerimise protsessi, mida võib kasutada nii individuaalselt, käivitades projekti või oma meeskonna tulemuslikkuse eest seistes. Neid samme on hea kasutada tööalaste väljakutsete ja olukordade analüüsimiseks, eesmärkide seadmisel ja saavutamisel, arenguvestlustel töötajatega, meeskonna koosolekul ja mitmetes teisteski situatsioonides ikka selleks, et omada selgemat pilti silme ees ja olla täpsem oma tegevustes.

See on üks suurepärane tööriist nimega 4D mudel, mida kasutavad coachid lahenduskeskse coachingu tööriistana, aga sobib väga hästi arendavatele juhtidele ja meeskondadele. Mina kasutan siin laiendatud versiooni ehk 5D mudelit, mis inglise keeles on Define, Discover, Dream, Develop ja Deliver (eesti keeles defineeri, avasta, unista, arenda ja viia ellu)

Nende sammude läbimiseks ei pea olema valitud kaelamurdvat eesmärki või suurt strateegiat, see on pigem igapäevane toetav tööriist selleks, et oma tegevusi tõhusamalt ja teadlikumalt ellu viia. Väga hästi sobib see ka näiteks siis, kui töötaja tuleb juhi juurde mõne keerulise olukorra või tööalase väljakutsega. Olles toeks talle nende samade küsimuste ja sammudega, saate  väga hästi suurendada oma töötajate isiklikku vastutust suunates teda ennast olukorda analüüsima ning lahendusi leidma. Samas on see ka hea protsess juhile endale oma tegevuste mõtestamiseks ja planeerimiseks.

Selle mudeli käigus keskendutakse positiivsetele väärtustele ning protsessijuhina tuleb ehk end ka kehtestada. Mõnikord võivad töötajad lihtsama vastupanu teed minna ja pakkuda ressursiks „kui oleks suurem palk, küll siis teeks“. Sellisel hetkel ongi hea koht küsida JA MILLISEID võimalusi on meil veel olemas:-)

Piltlikult öeldes on see tööprotsess nagu puslega mängimine- paned suure pildi kokku, teed tükkidest ja paned taas selle kokku. Mida rohkem harjutad, seda kiiremini selle pusle uuesti kokku paned.

Lisaks soovitan kogu protsessi ja sammude käigus hoida meeles konkreetset tööriista nagu SMART põhimõtet, kus eesmärk ja loodav tulemus oleks:

• Spetsiifiline
• Mõõdetav
• Saavutatav
• Asjakohane
• Ajaliselt piiratud

Kuidas siis ikka olla teadlikum oma vajadustest, ootustest ja väljakutsetest ning jõuda heade tulemusteni?

1. Samm- Defineeri vajadus, eesmärk või siht

Kõige olulisem samm on läbi mõelda see fookus, küsimus, siht või eesmärk, millega soovid nende sammude läbikäimisel tegelema hakata. See võib olla nii suurem plaan, kui ka igapäevane tööalane küsimus. Püüa olla võimalikult täpne ja selge oma sõnastuses.

Näiteks:

1. Vajadus- Kuidas olla oma igapäevaste tegevuste planeerimises tõhusam?
2. Protsess- Koosoleku planeerimine ja juhtimine: Mida saaksin teha teisiti, et meie koosolek ei muutuks iga kord „laadaks“ ja jõuaksime ka sisuliste ettepanekuteni?
3. Eesmärk- Raske vestlus töötajaga: Mida saan teha teisiti vestluselt töökorraldusi eirava töötajaga, et ta võtaks rohkem isiklikku vastutust?

2. Samm- Avasta olemasolevat

Kui eesmärk ja fookus on selge, siis järgmisena on hea ära kaardistada, mis sul ja sinu meeskonnal on juba olemas. Olgu need siis finantsilised vahendid, tööriistad, inimressurss, aeg, eelnevad kogemused, kontaktid, koostööpartnerid jne. Ressursid, olemasolevad võimalused ja vaatenurgad saavad olla väga erinevaid, seega tasub kaasata ka oma meeskonda teatud küsimuste lahendamiseks ja kaardistamiseks, et näha detailsemat ja suuremat pilti.

Toetavateks küsimusteks on näiteks:

• Mida meil on juba olemas?
• Mis toimib, mis on hästi?
• Millised tegevused või protsessid juba töötavad?
• Mida oleme juba ära teinud?

Ajaplaneerimise näide: Ma teen iga päev endale tegevuste ja eesmärkide nimekirja (koostan nö to-do listi). Mul on kindlad iganädalased kohtumised ja koosolekud. Mul on teatud tegevused juba 2 kuud ette planeeritud.

Vist on kõik? Nüüd mõtle veel kord- mis mul/meil veel on olemas? Pane kirja kõik head asjad, mis pähe tulevad.

3. Samm- Mõtle julgelt tulevikule

Siinkohal on hea mõelda, kuhu ma selle küsimusega, väljakutsega või eesmärgiga soovin jõuda? Mida tahan saavutada? Mis on see siht või oodatud tulemus, kui ma kogu protsessi olen ise või oma meeksonnaga läbi teinud? Jäädvusta ja kujutle enda pilt sihi kõige paremast versioonist.

Head küsimused on selleks:

• Kui ma olen kõik tegevused ära teinud, mis siis on teisiti?
• Milline on siis meeskond, minu enesetunne, töökeskkond, suhted meeskonnas ja klientidega?
• Kuidas see oodatud tulemus mõjub?
• Kuhu oleme jõudnud? Mida oleme ära teinud?
• Mis on „pildil“ olemas, mida praegu veel ei ole?

Selles etapis hea kasutada näiteks ajurünnaku stiilis töötuba, teha kaardistamine või näiteks visualiseerida vaadates tulevikku, kus mina või meie oma meeskonnaga sooviksime olla. Selle sammu käigus leiate veel uusi mõtteid ja ressursse, mida veel ei olnud või millest te ei olnud teadlikud. Laskem siinkohal fantaasial lennata!

Ajaplaneerimise näide: Minu ideaalses päevas kasutan 5 tundi tööasjade ajamiseks, 1 tunnipikaajaliseks planeerimiseks ning 1 tunni enesearendamiseks ja füüsiliseks treeninguks/liikumiseks. Mõne kohtumise töötajaga võin teha ka jalutades ühendades meeldiva kasulikuga.

Kas pole paha ootus? Unista suurelt ja julgelt!

4. Samm- Otsi lisaressursse ja planeeri tegevused

Sa oled loonud endale või oma meeskonnale suure pildi, kuhu soovite jõuda. Kui selline vahva ootus on loodud, algab nüüd detailsem planeerimise osa. Soovitan mõelda oma tegevustele ning koostada sisuline tegevusplaan. Samuti tasub kaardistada võimalike lisajõude ja ressursse ja küsida:

– Keda võiksin selles protsessis kaasata ja abiks kutsuda?
– Milliseid tegevusi või protsesse peame veel arendama ja muutma?
– Mida saame teisiti teha või mida tasub üldse ära jätta?
– Kas vajan selleks lisavahendeid ja finantse? Kui jah, siis kust saan neid leida?
– Mille arvelt selle aja võtan?
– Kuidas meeskonda kaasata?
– Kuidas saan olla järjepidev nendest tegemistes?
– Mida veel on selle vaja teha või mõelda?

Planeeri konkreetsed tegevused koos ootuste ja eesmärkidega.

Näite jätk: Panen oma tegevuste ja eesmärkide nimekirja konkreetselt oma kalendrisse kirja. Teen igakuise ja ka iga nädalase tööplaani. Päevad planeerin ära tunniajase täpsusega. Kiiretel ja ebaolulistele meilidele ei vasta kohe, vaid selleks ajakavas planeeritud ajalõigus. Planeerin kalendrisse ka trenni ajad, raamatulugemise ning strateegilise mõtlemise pooltunnid.

5. Samm- Vii ellu ja hoia kätt pulsis

Selleks, et seda head plaani teostada on vaja kindlaid ajapiiranguid ja kokkuleppeid nagu  kuidas, kellega ja millal? Ehk mis on meie jätkusuutlikkuse võtmetegurid, mis aitavad hoida motivatsiooni, teotahet ja avatud meelt ka siis, kui tekivad takistused, viivitused või ootamatused eesmärkide saavutamise teekonnal? Mis on meie püsivad kokkulepped, reeglid ja vastutus eesmärkide ja ootuste saavutamiseks?

Näite jätk: Saadan oma töötajatele sisulised kutsed, et nad saaksid koosolekuteks ettevalmistused ära teha luues sellega tõhusamad kohtumised. Kui teen sisulist tööd, siis ei lase end samal ajal segada sissetulevatel meilidel ja kõnedel. Koosolekutel on kindel algus ja lõpp ning pean sellest kinni. Teen oma töötajatega kokkulepped, et teatud tööpäevadel olen kodukontoris ja kontoris on ka teatud kellaajad, kus olen arvutiga hõivatud. Hommikuti kuni kella 14ni olen kontoris töötajatele olemas, pärast seda tegelen strateegiliste tegevustega.

5D sammude järgmine on sisuliselt iga tegevuse või plaani vundament, mis hästi läbimõelduna aitab tõhusalt ja teadlikumalt oma sihte ellu viia. Kindlasti on sellest kinni pidamine keeruline, vajab tugevat tahet ning jätkusuutlikkust, sest igapäevased „tulekahjud“ ja muudatused võivad plaanid sassi ajada. Siis on hea võtta hetk ja mõelda, et kas minna muudatusega kaasa või jätkata oma esialgse plaaniga.

Kui Sa oled huvitatud sellise protsessi juurutamiseks meeskonnas või soovid selle meetodi koolitust, siis võta minuga ühendust ning leiame koos sinu jaoks parima lahenduse!