Tõhus arenguvestlus loob usaldust ja tõstab tulemuslikkust!

Töökultuur varieerub ettevõtetes nagu virmaliste tuled. On juhte, kes vestlevad töötajatega igapäevaselt, et tulemuslikkust tõsta, ja juhte, kellele arenguvestluse mainimine on nagu punane rätik härjale. Siin kirjutab ta lähemalt arenguvestlustest mitme kandi pealt.

Töötajad ootavad, et nende tööd väärtustatakse ja neile antakse järjepidevalt tagasisidet; et neil oleks hea side juhiga ja väärtushoiakud klapiks. Koostöö vundamendiks peetakse aga tõhusat infoliikumist. Seepärast on sihipärased vestlused töötajaga juhi jaoks väärtuslik tööriist.

Mida annab tõhus ja hästi ülesehitatud arenguvestlus?

Tänu sellele saab tundma õppida oma töötajat: teada saada, mis on tema tugevad küljed ja mis vajaks veel arendamist, samuti mis teda inspireerib.
Aitab luua usaldust ja säilitada häid suhteid, leida ühiseid väärtushoiakuid.
Arenguvestluse käigus saab juht väärtuslikku tagasisidet ning annab seda ka töötajale.
Võimaldab saada häid mõtteid-ettepanekuid ettevõtte arenguks.
Arenguvestlusel saab läbi arutada, kuidas kaasata töötajat ettevõtte arengusse ning eesmärkide saavutamisse.
Tõstab rahulolu, suurendab koostööd ja tulemuslikkust.

Usaldusväärse ja eneseteadlikku liidri üks tugevusi on julgus küsida ja saada kolleegidelt tagasisidet ning oma vigade tunnistamine. Arenguvestlus on sobilik koht selleks, et luua suurepärane kontakt töötajaga, olla talle avatusega eeskujuks, motiveerida ja julgustada teda.

Arenguvestluse peamine fookus

Linnukese pärast tehtud arenguvestlused on ajaraiskamine ning ei loo väärtust. Ole eeskujuks oma suhtumise ja hoiakutega. Räägi meeskonnale arenguvestluse kasuteguritest: kuidas see toetab omavahelist koostööd ning teeb töö huvitavaks ja tulemuslikumaks. Positiivne suhtumine kandub edasi ja nii soovivad töötajadki anda suurema panuse sisuka vestluse loomiseks.

„Raske õppustel, kerge lahingus“ ehk hea ettevalmistus on pool võitu.

Kuidas valmistuda arenguvestlusteks?

Vaata üle töötaja tulemused.
Tuleta meelde mõned eduelamused.
Pane paika vestluse eesmärgid ja ootused.
Valmista ette küsimused ja vestluse struktuur.
Mõtle läbi, kes on see inimene, kellega sa räägid (missugune on ta isiklik taustainfo).
Leia vestluse jaoks eraldatud ja mõnus ruum.
Võimalusel küsi tagasisidet kolleegidelt, teiselt osakonnalt, klientidelt ja/või koostööpartneritelt.

Eraldatud mõnus keskkond on vajalik selleks, et vestlus oleks tõhus. Kuskil koridori peal, kohvinurgas või mõnes teises läbikäidavas ruumis ei ole mugav oma mõtteid ja soove avaldada. Võta aega – sellega näitad ka, et hoolid töötaja mõtetest ning see vestlus on sinu jaoks oluline.

Arenguvestluse käigus soovitan keskenduda töötaja arengule, sest vestlusi saab pidada tihedamalt kui kord aastas ja nende fookus võib olla erinev. Ära panegi kõike arenguvestluse nimetuse alla, vaid kasuta näiteks selliseid termineid nagu aasta-, töö-, tulemus-, rahulolu-, koostöövestlus vms.

Pane paika terve aasta vestlused koos ajakavaga

Nii ei söö põletavad ja kiired teemad pikaajalisi tegevusi ära. Teadlik ajajuhtimine on võtmesõna, kui tahad töötajatega häid suhteid hoida.

Hästi toimib selline valem:

*2 korda aastas 1–1,5 tunnised töötaja arengule ja tulevikule suunatud vestlused

*1 kord kuus 60-minutilised koostöövestlused

*1 kord nädalas tulemus- ja n-ö käe pulsil hoidmise vestlused (15–30 min)

Selline kava sobib juhile, kellel on otseseid alluvaid 8–12.

Arenguvestlust suunab juht

Hoides vestluse käigus fookust töötajal, on suurem võimalus teada saada, kui motiveeritud ta on ning mis on tema eesmärgid ja vajadused. Te olete kaks võrdset partnerit selles vestluses, kus juhi peamine roll on töötajat motiveerida ja väärtustada, et aidata tal tõhusamalt ettevõtte eesmärke saavutada. Kui töötaja ambitsioonid ning ootused on teada, siis on hea teha järgmine samm ning siduda need ettevõtte ootustega.

Rääkimine hõbe, vaikimine kuld!

Arenguvestlusel on juhi roll olla 80% ajast kuulaja ning 20% ajast küsida avatud ja toetavaid küsimusi, jagada infot enda ning ettevõtte plaanide kohta.

Mitmed juhid on andnud koolitustel tagasisidet, et mõnikord on mõned töötajad kas väga kinnised, räägivad väga vähe või on kõigega rahul. Mis siis saab? Üks parimaid nippe selleks on kasutada ära vaikuse häält. Küsi oma küsimus ja oota – mõnikord muutub paus piinlikult pikaks, aga usu mind, kui sina teadlikult ootad ja hoiad pausi, siis hakkab töötajal mõte liikuma ja ta räägib oma mõtteid. Selleks, et luua lisaväärtust, on kandev paus tõeline abiline.

Siinkohal on paslik ka mõelda oma käitumisele vestluse ajal. Meie sõnadel on vaid 7% mõju, kõige rohkem mõjutab vestlusi kehakeel, 55%, ja hääletoon, 38%. Kui räägid positiivset sõnumit kulm kortsus, käed ristis ja väldid silmsidet, siis ei ole sinu jutt usutav.

Arenguvestluse tõhusad tööriistad:

Aktiivne kuulamine – oled kohal ja paned tähele, mida töötaja räägib. Samal ajal ei lase kellelegi teie kohtumist segada, ei vaata telefoni ega arvutiekraani. Hoiad silmsidet.
Avatud küsimused – Kuidas? Millal? Mida? Missugune? Milline? Mille poolest? Kuidas sulle tundub…,? Mida veel…?
Mina-sõnum – Ma kuulen, näen, tunnen, panin tähele… See toetab vestluse käigus üksteise mõistmist ning vähendab vastandumist;
Edasiviiva tagasiside andmise meetodid, mille peamine fookus on positiivse jõustamine ja edasiliikumine, mitte minevikku kinnijäämine. Tagasiside peab olema balansseeritud, sisaldama nii tunnustust, arendavaid mõtteid ja ka toetavaid arenguideid tulevikuks.

Arenguvestlusel on kindel struktuur ja aeg

Parim ajavahemik väärtusliku info, hetkeolukorra, vajaduste ja ootuste kaardistamiseks ning „ühise hingamise“ tekitamiseks on 1-1,5 tundi. Mõte „Kiirusta aeglaselt“ sobib siia hästi. Püüa minna süviti ning küsida erinevaid küsimusi. Ära lepi vastustega „hästi” või „minul on kõik korras”. Hea on säilitada rahulik tempo, kus saab võtta vajadusel aega mõtete korrastamiseks, reflekteerida ja kinnitada kuuldud informatsiooni.

Esimene osa arenguvestlusest – hea õhustiku loomine ja hetkeolukorra kaardistamine

Kõigepealt loo mugav, turvaline ning positiivne keskkond. Tunne huvi tema, kui inimese ja töötaja vastu. Kuidas on tal päriselt läinud? Mis teda on kõnetanud? Mida on tema tähele pannud? Siin on peamine fookus töötaja nägemusel ning tunnetusel.

Mis on tema silmis hästi, mis toimib? Eduelamused, näited elust ning saavutustest.
Milliseid takistusi on temal ette tulnud? Nii sisemised, kui välimised takistused.
Mis on tema tööd kõige rohkem mõjutanud?
Kuidas on tema tööga rahulolu? Kuidas on suhted kolleegidega, klientidega jne?
Kuidas on töökeskkond teda toetanud?
Kuidas ta end tunneb oma positsioonil ning mida head soovib tulevikku kaasa võtta?
Mida mina juhina saan teha sinu heaks? Kuidas oled rahul meie suhtlusega? Mida saan teisiti teha?

Tunnusta teda avameelsuse ja aususe eest.

Nüüd on hea anda omapoolne panus tagasiside ja edasiside näol. Hoia tagasisidet tasakaalus. Selles vestluse osas lood vundamendi ülejäänud vestluse edukaks läbiviimiseks. Tagasiside on üks võimsamaid töötajate arendamise tööriistasid. Kahjuks alahinnatakse ikka veel selle mõju ning tulemuslikkust juhtide seas. Jenny Rogers nimetab raamatus „Juht, kui treener“ töötajatega vestlusi treenimiseks. Kujuta ette sportlast, kelle treener ei annaks trennis või võistlustelt kõrvaltvaataja pilguga tagasisidet. Kas sellel sportlasel oleks võimalik saavutada esikohta või tulla võistlusel poodiumile?

Eks see juht olegi ju üks meeskonna treener, kes igapäevaselt töötab oma töötajatega, et teha paremat sooritust. Ettevõttes ei too tulemusi Exceli tabel, vaid ikka inimesed.

Teine osa arenguvestlusest – vaade tulevikku

Selles etapis on oluline ära tunda töötaja soovid, unistused, sisemised eesmärgid ja motivaatorid. Esialgu keskendu tema tulevikuvaatele. Julgusta teda avaldama oma mõtteid ning seisukohti.

Mida soovib ta veel arendada, juurde õppida või muuta oma töises elus?
Kuidas tema saab olla veel tõhusam oma ametikohal?
Millised on tema ambitsioonid või arendamise soovid?
Millised soovitusi ja ettepanekuid on tal meeskonna koostöö ja ettevõtte tulemuslikkuse osas?

Seejärel räägite omapoolse nägemuse ehk peegeldate oma mõtteid, loote seoseid ettevõtte eesmärkidega ning kinnitate, et olete üksteisest üheselt aru saanud. Saate jagada oma soovitusi ning ettevõtte ootusi. Tunnustate heade mõtete ning panuse eest.

Kolmas osa arenguvestlusest – kokkulepped ning tegevused

Viimases osad selgitate koos välja, kuidas siis täpsemalt edasi liikuda. Peamised küsimused on Kuidas? Mida? Millal? Kellega?

Väga oluline on leppida kokku konkreetne tegevusplaan, ajakava ning jätkutegevused. Hoia end tagasi ja lase töötajal ise plaane ja eesmärke seada ning alles siis omapoolsed ettepanekud lisada. Google’i, Apple’i ja teiste suurettevõtete juhtide coach Bill Campell (kellest räägitakse raamatus „Trillion Dollar Coach“) rõhutas, et „ära ütle töötajale, mida peab tegema; räägi lugusid ja suuna neid leidmaks nende jaoks parimaid lahendusi“. See suurendab töötaja isiklikku vastutustunnet ning enda mõtted on ju alati kõige tähtsamad ja neid viiakse ellu suurema pühendumisega, kui kandikul ette laotatud ülesanded ja kohustused.

Kokkulepete elluviimisel ja eesmärkide saavutamisel suur roll järjepideval suhtlemisel ning ajalistel mõõdikutel.

Artikkel ilmus 2020 aasta märtsikuises Ajakirjas Director.

Soovitatav kirjandus:

Rogers „Juht, kui treener“

Harvard Business Review „Juhi käsiraamat. Silmapaistva juhi 17 oskust“.

Schmidt, J. Rosenberg, A. Eagle „Trillion Dollar Coach“